Jobbeschreibung:
An der Abteilung für Medizinische Ethik und Geschichte der Medizin der Ruhr-Universität Bochum (Leitung: Prof. Dr. Dr. Jochen Vollmann) ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt unbefristet die Stelle einer/s Verwaltungsangestellten (m/w/d) für das Sekretariat mit möglicher Teilzeit zu besetzen.
Sie sind verantwortlich für die selbstständige Abwicklung aller anfallenden Verwaltungsangelegenheiten. Hierzu gehören insbesondere:
- allgemeine Sekretariatsaufgaben (selbstständige Erledigung des Schriftverkehrs in Deutsch und Englisch, telefonische Ansprechperson für interne und externe Anliegen, Postbearbeitung, Termin- und Fristenverwaltung)
- Haushalts- und Beschaffungsangelegenheiten (Rechnungsbearbeitung, Beschaffung und Inventarisierung, Werks-, Honorar- und Wartungsverträge, Führung der Haushaltskonten, Abrechnung von Dienstreisen)
- Bearbeitung von Personalangelegenheiten (Vorbereitung von Einstellungsanträgen und Vertragsänderungen, Abwesenheitsverwaltung, Mitarbeit bei Stellenausschreibungen)
- selbstständiges administrativ-finanzielles Management von Drittmittelprojekten in enger Zusammenarbeit mit dem wissenschaftlichen Personal (Mitarbeit an Projektanträgen, Überwachung, Abrechnung)
- Gebäudemanagement Malakowturm (Schlüsselverwaltung, Ansprechperson für technische Dienste, Besucherempfang)
Wir bieten:
- faire und flexible Arbeitszeiten
- Möglichkeit der ortsflexiblen Arbeit
- familiengerechtes Arbeiten
- umfangreiche Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
- anspruchsvolle und abwechslungsreiche Aufgaben mit hoher Eigenverantwortung
- Vergünstigungen für Monatskarten bei Nahverkehrsunternehmen, Fahrradverleihsystemen und Fahrradkäufen
- ein abwechslungsreiches Sportangebot mit über 80 Sportarten und universitätseigenem Fitnessstudio
- 30 Tage Urlaub/Jahr
- Freistellung mit Gehalt am Heiligabend und Silvester
- Jahressonderzahlung
- betriebliche Altersvorsorge
Anforderungsprofil:
- eine erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung im kaufmännischen Bereich oder eine vergleichbare Ausbildung im öffentlichen Dienst, alternativ mehrjährige Berufserfahrung in den genannten Aufgabenbereichen
- umfassende Kenntnisse in der Büroorganisation und in Verwaltungsaufgaben sind wünschenswert
- gute Kenntnisse im Finanz- und Haushaltswesen sind wünschenswert
- sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift (Deutsch und Englisch sind Institutssprachen)
- Bereitschaft sich in neue Aufgabengebiete einzuarbeiten
Darüber hinaus sind von Vorteil:
- Kenntnisse von Verwaltungsstrukturen und –prozessen im Hochschulbereich
- praktische Erfahrungen im Drittmittelmanagement
- praktische Erfahrungen mit Verwaltungssoftware, wie z. B. Finanzinfo und Mach-Web
- Erfahrungen in der Verwaltung von Homepages (WordPress)
Bewerbungen mit aussagekräftigen Unterlagen sind per E-Mail mit dem Betreff „Bewerbung Verwaltungsangestellte*r (m/w/d) + Ausschreibungsnummer 2378 “ (bitte in einer PDF-Datei mit maximal 10 Megabite!) bis zum 05.10.2023 zu richten an die Leitung des Sekretariats der Abteilung, Frau Kühnle, ethik.geschichte.medizin@rub.de.
Die Bewerbung sollte folgende Dokumente enthalten:
- Motivationsschreiben
- Angabe des möglichen Eintrittsdatums
- Lebenslauf
- Kopien aller relevanten Zeugnisse
Fahrtkosten, Übernachtungskosten und der Verdienstausfall für Vorstellungsgespräche können nicht erstattet werden.
Die RUB steht für Diversität und Chancengleichheit. Daher fördern wir die Zusammenarbeit heterogener Teams und den beruflichen Weg von Menschen, die in den jeweiligen Arbeitsbereichen unterrepräsentiert sind. Die RUB wünscht ausdrücklich die Bewerbung von Frauen. In Bereichen, in denen sie unterrepräsentiert sind, werden sie bei gleicher Qualifikation bevorzugt berücksichtigt. Bewerbungen von Menschen mit Behinderung sind uns ebenfalls sehr willkommen.
Ansprechpartner:
Prof. Dr. Dr. Jochen Vollmann und PD Dr. Stefan Schulz
Medizinische Fakultät, Ruhr-Universität
Markstraße 258a
44799 Bochum
E-Mail: ethik.geschichte.medizin@rub.de
Tel.: 0234 / 32-23394